Unsere Lösungen für Sie - Ersetzendes Scannen (GoBD)
Durch das ersetzende Scannen ist es nun möglich, ein ursprünglich in Papierform vorhandenes Dokument, durch eine digitale (gescannte) Kopie in einem elektronischen Archivsystem aufzubewahren.
Der Papierbeleg kann somit im Anschluss ggfs. vernichtet werden.
Die Voraussetzung hierfür sind zum Einen ein Archivierungssystem und zum Anderen eine Verfahrensdokumentation zum Scannvorgang.
Handels- und Steuerrecht erlauben die sogenannte papierlose Buchhaltung wenn die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet und die bildliche Übereinstimmung mit dem Original als auch die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist stets gewährleistet ist.
Zu beachten gilt es jedoch, dass es bestimmte Dokumente gibt, die nicht durch eine digitale Kopier ersetzt werden dürfen. Dazu gehören Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang Lagerbericht, etc.), notariell beurkundete Verträge und Steuer- und Spendenbescheinigungen.